Bürobedarf

Je nach Büro oder Arbeitsplatz sind natürlich unterschiedliche Utensilien erforderlich. Basiert die Arbeit auf vielen Dokumenten in Papierform, dann ist das Archivieren und Sortieren dieser Dokumente elementar. Hierbei helfen Aktenordner zur Aufbewahrung mehrerer hundert Seiten oder Hefter zur Aufbewahrung weniger spezieller Unterlagen. Eine übersichtliche Archivierung ist in jedem Fall das A und O für effizientes Arbeiten. Mit der richtigen Beschriftung kannst du auch ältere Dokumente leicht finden. Zur Vereinfachung gibt es dafür Beschriftunssysteme, mit denen schnell und unkompliziert selbstklebende Beschriftungsbänder ausgedruckt werden können, die dem Ganzen eine Einheitlichkeit verleihen. Wird zusätzlich mit sehr sensiblen Daten gearbeitet, ist ein Aktenvernichter vonnöten, der neben Papier auch digitale Datenträger wie CDs und Speicherkarten zuverlässig vernichten kann.

Zur Präsentation von Dokumenten macht es einen professionellen Eindruck, diese optisch aufzubereiten und qualitativ hochwertig aussehen zu lassen. Hierfür werden gerne Binde- und Laminiergeräte herangezogen. Laminierte Papierblätter haben den entscheidenden Vorteil der längeren Haltbarkeit. Handelt es sich bei den Dokumenten um solche, die von vielen Leuten eingesehen werden sollen und daher oft in Benutzung sind, werden sie durch die Laminierung optimal geschützt. Mit einer Bindung werden sie zudem praktisch zusammengehalten. Die Auswahl an Binde- und Laminiergeräten ist dabei groß und vor dem Kauf solltest du dir genau darüber im Klaren sein, welche Anforderungen das Gerät erfüllen soll.

Verschiedene Bindetechniken

Zu den gängigen Bindetechniken, die es gibt, gehören:

• Plastikbindung
• Drahtkammbindung
• Thermobindung
• Buchbindung

Für welche unterschiedlichen Zwecke sie sich eignen und was die jeweiligen Vor- und Nachteile sind, habe ich dir im Folgenden zusammengefasst.

Plastikbindung

Die Plastikbindung ist die einfachste, schnellste und eine der günstigsten Methoden, Dokumente zu binden. Die einzelnen Blätter werden bei dieser Bindetechnik zunächst gelocht, bevor durch die Lochreihe ein Kunststoffkamm gezogen wird. Dieser Kunststoffkamm ist dabei nicht geschlossen, sodass flexibel einzelne Blätter nachträglich wieder entfernt werden können. Ein weiterer Vorteil der Plastikbindung ist der, dass die Seiten um 360° Grad umgeschlagen werden können, wodurch ein praktisches Handling möglich ist. Für zu ausgiebiges und häufiges Umschlagen ist diese Bindung allerdings eher nicht zu empfehlen, da sie weniger stabil ist.

Drahtkammbindung

Die Drahtkammbindung ist der Plastikbindung ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass der Kamm, der die Blätter zusammenhält, aus Draht und nicht aus Kunststoff besteht. Zudem ist der Drahtkamm geschlossen, es können also hinterher keine Blätter mehr entfernt werden. Auch bei dieser Bindung können die Blätter komplett, also um 360° Grad, umgeschlagen werden. Die Bindung ist sehr stabil und hält das Dokument auch nach intensivem Gebrauch gut zusammen. Wie bei der Plastikbindung werden auch bei der Drahtkammbindung die einzelnen Blätter vorher gelocht und die Bindung funktioniert auch bei laminierten Seiten.

Thermobindung

Die Thermobindung ist auch bekannt als Softcover und findet sich zum Beispiel bei Taschenbüchern. Bei dieser Bindetechnik werden die Blätter nicht gelocht, sondern am Rücken in einen Umschlag aus stabilerem Papier geklebt. Die Deckseite kann dabei entweder aus einem festeren Einband bestehen und bedruckt werden oder als transparente Folie gewählt werden, sodass die erste Seite sichtbar bleibt. Bei der Thermobindung können die Seiten nicht komplett umgeschlagen werden und sie hält nicht so zuverlässig und lange wie beispielsweise eine Hardcover Bindung. Daher ist diese Bindetechnik weniger geeignet für Dokumente, die sehr häufig genutzt werden sollen. Ist jedoch zum Beispiel eine größere Auflage gewünscht, kann eine Thermobindung durch ihre geringen Herstellungskosten und das schnelle Bindeverfahren punkten. Auch bei einmaligen Präsentationen, für die keine lange Lebensdauer gefragt sind, eignet sich diese Bindetechnik gut.

Buchbindung

Wie bei der Thermobindung werden auch bei der Hardcover Variante die Seiten in einen Umschlag geklebt, der aus einem besonders stabilen Karton besteht. Dieser spezielle Karton ist zusätzlich verkleidet und verleiht dem Hardcover seinen Namen. Dank seiner hohen Stabilität sind Unterlagen, die mit dieser Bindetechnik versehen wurden, besonders langlebig.

Soll ein Blatt Papier widerstandsfähiger sein, als es von Natur aus ist, kannst du es optimal mit einer Laminierung schützen. Schmutz, Flüssigkeiten, eine hohe Luftfeuchtigkeit oder Staubbelastung können dem Papier so nichts mehr anhaben und auch vor Abnutzung und Rissen ist es sicher. Bei dem Laminiervorgang wird das Blatt Papier in eine Folientasche gelegt und mit Hilfe mehrerer Walzen durch das Laminiergerät gezogen. Durch die Hitze wird die Kunststofffolie so mit dem Dokument verschmolzen und das Papier wird dadurch versiegelt. Willst du dir ein Laminiergerät anschaffen solltest du je nach gewünschter Anwendung auf folgende Aspekte achten:

• Format
• Dauer der Aufwärmphase
• Antrieb
• Laminiergeschwindigkeit
• Foliendicke

Vor dem Kauf solltest du unbedingt wissen, welches das größtmögliche Laminierformat sein soll. Die meisten Geräte werden für A4 und A3 Formate angeboten. Kaufst du dir ein Gerät für A kannst du mit diesem keine größeren Blätter laminieren. Ein Laminiergerät, mit dem du auch Blätter im A3 Format laminieren kannst, ist daher flexibler. Über die gewünschte Folienstärke solltest du dir ebenfalls im Klaren sein, denn die Geräte sind für unterschiedliche Stärken ausgelegt. Soll das laminierte Papier beispielsweise hinterher noch gefaltet werden, ist eine geringere Folienstärke nötig. Soll mit dem Gerät viel und oft laminiert werden, spielen die Laminiergeschwindigkeit und die Aufwärmdauer eine wichtige Rolle. Die Aufwärmdauer liegt dabei meist in dem Bereich zwischen zwei und acht Minuten. Schließlich kannst du noch auf den Antrieb achten, der in der Regel zwei oder vier Rollen besitzen kann. Vier Rollen sollen die Folie dabei sauberer führen.

Willst du die zu archivierenden Ordner übersichtlich und einheitlich beschriften, kannst du dich für eines der Beschriftungssysteme entscheiden, die es auf dem Markt gibt. Der Gewünschte Text wird einfach in das kleine Gerät eingetippt und von diesem auf einen schmalen Streifen Papier gedruckt. Die Beschriftungsbänder sind meist laminiert und zudem selbstklebend. Dadurch sind sie praktisch zu handhaben und langlebig. Auch kannst du dich zwischen verschiedenen Größen entscheiden, denn für Ordnerrücken wird eine andere Größe benötigt als für beispielsweise Adressetiketten. Hochwertige Beschriftungssysteme können sogar Logos problemlos umsetzen.

An Arbeitsplätzen, an denen vertrauliche, persönliche oder sensible Daten verarbeitet werden, ist ein Aktenvernichter unerlässlich. Denn Informationen dieser Art müssen aus datenschutzrechtlichen Gründen sicher vernichtet werden. Sicher bedeutet dabei, dass eine Reproduktion der Dokumente erschwert oder gar unmöglich ist. Je nach Inhalt der Daten gibt es dabei verschiedene Anforderungen. Als Richtlinie gelten dabei die Sicherheitsstufen nach DIN 66399:

Bei der Vernichtung von Daten geht es dabei nicht mehr nur um Dokumente in Papierform, sondern ebenfalls um digitale Datenträger wie CDs und Speicherkarten. Die heutigen Aktenvernichter können auch diese problemlos zerstören.

Die Vernichtung erfolgt je nach Gerät durch einen Streifenschnitt oder einen Partikelschnitt. Bei dem Streifenschnitt wird das Papier in dünne Streifen zerschnitten. Mit einigem Aufwand besteht die Möglichkeit, aus diesen Streifen das ursprüngliche Dokument zu reproduzieren. Der Partikelschnitt ist deutlich feiner und kleiner, als der Streifenschnitt und dadurch sicherer. Die Reproduktion der Papierblätter wird schwieriger, je größer die Anzahl der Partikel ist, in die das Dokument zerschnitten wird. Denn je mehr Partikel, desto kleiner sind diese auch. Gleichzeitig verringert sich das Entsorgungsvolumen.

Du möchtest mehr über die Unterschiede von Aktenvernichtern erfahren? Dann schaue dir das Video an:

Diktiergeräte

Diktiergeräte sind für einige Büroarbeiten praktische Helfer. Unterschieden wird in digitale und analoge Diktiergeräte, wobei erstere die analoge Variante inzwischen fast vollständig vom Markt verdrängt haben. Das liegt vor allem an den zahlreichen Vorteilen, die digitale Diktiergeräte aufweisen. War der Speicherplatz auf den analogen Geräten stark begrenzt, gibt es bei den digitalen Modellen neben einem internen Speicher meist auch die Möglichkeit eine externe Speicherkarte zu verwenden. Die Verarbeitung und Handhabung der Tonaufnahmen ist so wesentlich einfacher als bei einer Tonspur, die bei analogen Diktiergeräten üblich ist.