Ordner

Ordner hergestellt aus Pappe oder Altpapier sind die preisgünstigste Variante. Möchtest du deine Dokumente lediglich sicher aufbewahren und vor Eselsohren, Knicken sowie Staub schützen, reichen Pappordner aus. Klassischerweise kommen sie im Wolkenmarmor-Design, also in grau-schwarzer Farbgebung, daher. Damit du von außen erkennst, was sich in welchem der vielen Ordner im Regal befindet, ist der Ordnerrücken oftmals eingefärbt.

Benötigst du einen Ordner, um deine Unterlagen unbeschadet zu einem Geschäftstermin oder deine Materialien zur Uni zu transportieren, leistet dir ein Kunststoffordner bessere Dienste. Dieser besteht aus Polypropylen (PP) oder Polyvinylchlorid (PVC) und ist robuster sowie langlebiger als ein Pappordner. Zudem bringen Kunststoffordner den entscheidenden Vorteil mit sich, dass sie unempfindlich gegen Feuchtigkeit sind. Kunststoffordner sind in einer großen Farbvielfalt und mit unterschiedlichen Motiven erhältlich.

Standardmäßig sind Ordner auf Dokumente in DIN A4 ausgelegt. Du findest aber auch Ordner, die sich für A3 bis A6 sowohl im Quer- als auch Hochformat eignen. Um optimalen Schutz zu gewähren, sind die Ordner selbst etwas größer als die entsprechenden Abmessungen gemäß der DIN-Norm.

Klassische Bankordner sind speziell auf die Größe von Kontoauszügen im ⅓ A4 Format zugeschnitten. Als Privatpersonen bist du nicht gesetzlich dazu verpflichtet, diese aufzubewahren. Es ist jedoch ratsam, die Kontoauszüge der letzten vier Jahre zu archivieren, um Zahlungseingänge und -ausgänge nachzuweisen. Auszüge für einen bestimmten Zeitraum von deiner Bank anzufordern, ist gebührenpflichtig und kann teuer werden.

In Speditionen und Verkehrsunternehmen kommen häufig Diagrammscheiben-Ordner zum Einsatz. Diese verfügen in der Regel über vier Stifte, auf denen sich Tachoscheiben ablegen lassen und ermöglichen so eine übersichtliche Aufbewahrung.

Geht es dir nicht nur darum, Dokumente aufzubewahren, sondern sie ansprechend aufzubereiten, um sie Geschäftspartnern oder Kollegen vorzulegen, sorgt ein Präsentationsordner für einen professionellen Auftritt. Zusätzliche Innen- und Außentaschen aus Klarsichtfolie bieten Platz für zum Beispiel Visitenkarten und CD’s. Auf diese Weise setzt du deine Materialien attraktiv in Szene.

Das Herzstück eines Ordners ist seine Hebelmechanik. Sie ist entscheidend für die Qualität und eine einfache Handhabung. Besonders wenn du Ordner häufig nutzt, solltest du bei der Hebelmechanik auf eine gute Verarbeitung achten. Auf den Anbieter-Webseiten findest du in der Regel hilfreiche Angaben zu der verbauten Mechanik:

• Qualitäts-Hebelmechanik: Dabei handelt es sich um die klassische Variante. Ein Großteil der gängigen Ordner-Modelle ist mit dieser ausgestattet.
• Präzisions-Hebelmechanik: Die Präzisions-Hebelmechanik ist eine hochwertigere Ausführung der Qualitäts-Hebelmechanik. Dies schlägt sich auch im Preis nieder. Jedoch sind Ordner mit Präzisions-Hebelmechanik äußerst langlebig. Bei häufiger Nutzung lohnt sich die Anschaffung.
• 2-Hebelmechanik: Modelle mit dieser Hebelmechanik werden als Doppelordner bezeichnet. Dank zwei separater Hebel bringst du in einem Ordner Unterlagen im DIN A5 Querformat auf zwei getrennten Stapeln unter.
• Leitz 180-Grad-Hebelmechanik: Bei dieser speziellen Konstruktion des Herstellers Leitz ist der Hebel um 180 Grad umlegbar. Dadurch ist er beim Ablegen nicht im Weg. Du bist flexibler und kannst Dokumente von beiden Seiten abheften.

Was für den Ordner die Hebelmechanik, ist für das Ringbuch die Ringmechanik. Auch hier gibt es unterschiedliche Ausführungen, die sich auf die Handhabung auswirken:

• Rund-Ringe / R-Ringe: Die kreisrunden Ringe ermöglichen ein einfaches Blättern. Allerdings haben die Unterlagen einen gewissen Spielraum, sodass sie nicht immer Ecke auf Ecke gehalten werden.
• D-Ringe: Bügel in der D-Form bieten dir eine höhere Füllmenge als Rundringe.
• Q-Ringe: Die Bügelringe sind leicht eckig geformt. Dadurch werden Dokumente optimal in ihrer Position gehalten.

Ringbücher sind mit zwei bis zwölf Ringen erhältlich. Zwölf Ringe bieten die sicherste Fixierung der Dokumente. Du musst die Unterlagen jedoch entsprechend lochen.

Griffloch: Grifflöcher sind praktisch, wenn du deine Ordner in einem prall gefüllten Regal aufbewahrst. Dank des Lochs im Ordnerrücken ziehst du bequem mit einem Finger den gewünschten Ordner heraus.

Raumsparschlitze: Die verstärkten Schlitze auf dem Ordnerdeckel sind exakt auf der Höhe der Bügel positioniert. Beim Zusammenklappen schieben sie sich hindurch, wodurch der Deckel fixiert wird. Zum anderen dienen sie der platzsparenden Aufbewahrung. Ist der Ordner nicht komplett gefüllt, schließt er keilförmig und findet somit optimal in einem Ordner-Rondell Platz. Zudem hat der Ordner eine höhere Stabilität und du kannst ihn freistehend im Regal oder auf dem Tisch unterbringen.

Kantenschutz: Die Metallleisten an den Rändern des Ordners verleihen ihm zusätzliche Stabilität. Sie verhindern außerdem, dass die Kanten durch das Herausziehen aus dem Regal abnutzen und ausfransen.

Niederhalter: Die kleinen Klemmen dienen der Fixierung des Inhalts. Aktenordner mit einer Hebelmechanik verfügen in der Regel über einen Niederhalter mit einem Kippknopf. Mittels diesem öffnest und schließt du den Halter. Der Inhalt von Ringbüchern hingegen wird zumeist mit einem Drahtniederhalter fixiert. Diesen verschiebst du einfach bis er fest die Bügel umschließt.

Nach dem Abheften sind die Unterlagen zwar ordentlich abgelegt, wirklich übersichtlich ist es aber erst mit der richtigen Beschriftung des Ordnerrückens. Dafür verfügen einige Ordner über kleine geschweißte Folientaschen, in welche sich Rückenschilder einschieben lassen. Für Modelle ohne dieses Extra benötigst du selbstklebende Etiketten. Die Größe der Rückenschilder beziehungsweise Etiketten muss mit der des Ordnerrückens übereinstimmen. Da besonders im Büro mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die gleichen Ordner nutzen, empfiehlt es sich, die Beschriftungen mit dem Computer vorzunehmen.

Diese Aufgabe gehört zu den Tätigkeiten im Büroalltag, die praktisch jeden Angestellten jedes Mal aufs Neue vor eine Herausforderung stellen. “Wie war das doch gleich? Wo kann ich das einstellen?” Abhilfe schafft an dieser Stelle eine spezielle Software für den Etikettendruck. Aber auch die üblichen Textverarbeitungsprogramme verfügen über Vorlagen, die es dir ermöglichen, passgenaue Schilder und Etiketten zu erstellen und zu drucken.

Erstellen von Rückenschildern und Etiketten mit Microsoft Word

Die Anwendung Word aus dem Software-Paket Microsoft Office gehört zu den meistgenutzten Programmen zur Textverarbeitung - sowohl am heimischen PC als auch im Büro. Öffnest du diese und klickst in der Auswahlliste auf ‘Neu’, so gelangst du direkt zum Vorlagenkatalog. Wählst du in diesem ‘Etiketten’, öffnet sich eine Seite mit dem Titel ‘Andere Beschriftungen’. Und schon bist du am Ziel, denn hier findest du zwei Vorlagen für Ordnerrücken, eine für breite und eine für schmale Ordner. Gestalte diese individuell nach deinem Belieben und drucke sie im Anschluss aus.